Twindocs

Preguntas más comunes

El Servicio Twindocs

¿Qué es Twindocs?

Twindocs es un servicio OnLine para recibir y archivar documentos personales importantes. Permite almacenar y gestionar cualquier tipo de documento que el usuario suba a su archivo o que cualquiera de las entidades EMISORAS integradas con Twindocs le envíen, directamente, a su archivo Twindocs.

¿Qué incluye una cuenta Twindocs?

Una cuenta Twindocs permite:
- Recibir documentos de las entidades emisoras sin límite de tamaño o cantidad.
- Almacenar documentos en su archivo con un límite de 1Gb, suficiente para guardar miles de documentos.
- Acceder al archivo desde cualquier terminal conectado a Internet tanto con navegador web como utilizando las aplicaciones que Twindocs pública en su portal.

¿Qué considera Twindocs como documento importante?

Cualquier archivo informático, en cualquier formato, puede considerarlo un documento importante y por tanto puede guardarlo en Twindocs.

Los archivos pdf, las imágenes en formato JPG, archivos ofimáticos, hojas de cálculo o correos electrónicos que quiera archivar. Todos ellos son documentos importantes y Twindocs es el mejor archivo donde puede almacenarlos de forma segura y cómoda.

Los documentos que el usuario pueda recoger en el portal de cualquier entidad haciendo download, puede guardarlos en Twindocs. Se recomienda el uso de Twindocs Ambassador para hacer más cómoda la subida de documentos.

¿Qué tipo o formato de documentos puedo guardar en Twindocs?

Todo tipo de documentos.
-  En cualquier formato.
-  Twindocs es compatible con todo tipo de formatos que habitualmente se utilizan para documentos: documentos de Word, archivos de imágenes JPG, archivos PDF, etc.
-  De cualquier origen y con cualquier contenido.
-  Hasta 5MB de espacio por cada documento para las cuentas Lite y hasta 300MB para las cuentas Standard.

¿Es Twindocs un servicio de correo electrónico?

- No. Twindocs no es un buzón abierto al que cualquiera puede escribir. Solamente aquellas entidades a las que ustes se lo solicite le enviarán los documentos deseados.

-  Además, Twindocs es mucho más que un lugar donde recibir información. Consigue aunar en un único espacio todas las posibles vías de recepción de documentos agrupando los múltiples emisores.

-  Es un canal de comunicación directo entre empresas y clientes que permite no sólo almacenar, sino gestionar y autoclasificar todos los documentos.

¿Es Twindocs un disco duro virtual?

Aunque en Twindocs pueden guardarse todo tipo de archivos y organizarlos por carpetas como en un disco virtual, está especializado en la gestión de documentos de archivo. Ofrece seguridad y garantía de la originalidad y origen de los documentos recibidos.

¿Hay algún límite de tamaño o de número de documentos?

-  No hay ningún límite en el número de documentos.

-  El tamaño de cada documento subido por el usuario puede llegar hasta los 20MegaBytes.

-  El espacio disponible en el archivo es de 1GigaByte, que permite guardar decenas de miles de documentos.

¿Puedo aumentar el espacio disponible para mi archivo?

-  Sí, Twindocs ofertará cuentas con más espacio y podrá promocionar su archivo a este tipo de cuenta. Inicialmente está disponible la contratación de Cuentas Twindocs Standard con una capacidad de 1Gb.


¿Hay que pagar algo más?
¿Hay otros costes en Twindocs además de la contratación de la cuenta?

NO. Poseer una cuenta Twindocs es suficiente para acceder a todas las funciones y para recibir documentos de tantas entidades como desee.

¿Qué es Twindocs Ambassador? ¿Qué es la Impresora Twindocs?

- Twindocs Ambassador es una utilidad que permite subir, de forma fácil y eficiente, documentos a su archivo Twindocs.

-  Es una aplicación instalable en el ordenador y disponible para Windows y en breve para MAC (OSX). Más información en nuestra web.

-  Twindocs Ambassador incluye, además, una impresora virtual  (impresora Twindocs) que genera un documento de archivo en su propia cuenta Twindocs. Se puede usar con cualquier programa del ordenador que pueda imprimir documentos.

¿En qué se diferencia la impresora Twindocs de una impresora-PDF?

La impresora Twindocs no sólo genera un documento final en formato PDF. Además, lo archiva directamente en Twindocs a través de Twindocs Ambassador.

¿Ofrece Twindocs ayuda o soporte a usuarios de la cuenta Twindocs Standard?

Sí. En la aplicación tiene una opción para enviar mensajes a nuestro Centro de Soporte a Usuarios y resolveremos cualquier problema.
También puede escribirnos a support@twindocs.com si no tiene acceso a a la aplicación.

¿Hay algún teléfono de información general? ¿Me atendrán si no soy cliente?

Sí. En el teléfono 902 523232 le atenderemos y resolveremos sus dudas.

Altas y Contratación del Servicio

¿Cuánto cuesta Twindocs?

La cuota mensual de mantenimiento de una cuenta Twindocs Standard tiene un precio de 0,99 € IVA INCLUIDO.
Si prefiere hacer un único pago anual con su tarjeta de crédito, el coste anual es de 9,99 €   IVA INCLUIDO.

¿Cómo me doy de alta en Twindocs? ¿Cómo creo una cuenta?

-  Siguiendo las instrucciones para registrarse que encontrará en la página web.
-  Deberá elegir una forma de pago y/o una entidad colaboradora a través de la que podrá establecer su alta en Twindocs.

¿Qué formas de pago están disponibles para contratar Twindocs?

-  Puede contratar Twindocs a través de nuestra página web mediante un pago seguro OnLine con tarjeta de crédito.
-  También puede asociar la cuenta Twindocs a su factura de teléfono móvil, de forma que abonará las cuotas cómodamente junto a su consumo telefónico.

¿Cómo asocio el pago de mi cuenta Twindocs a la factura del móvil?

-  Cuando se de de alta en Twindocs, seleccione la forma de pago correspondiente. La propia web le informará de los pasos que debe realizar.
-  Recuerde tener a mano el móvil correspondiente a la factura a la que asociará Twindocs puesto que deberá enviar un SMS para completar la asociación.

¿Puedo conservar una cuenta Twindocs asociada a un teléfono si cambio de contrato o de proveedor? ¿Hay portabilidad de cuentas a otra o compañía?

La forma de pago de una cuenta Twindocs se puede cambiar en cualquier momento y el usuario es libre de asociarla a la factura telefónica de otra compañía. El proceso es sencillo y está disponible entre las opciones de la cuenta Twindocs de cualquier usuario (menú Mi Cuenta de la aplicación Twindocs).

¿Puedo tener más de un archivo? ¿Varias cuentas?

- Sí. TwinDos permite tener varias cuentas a una misma persona.
- Cada cuenta se identifica mediante una dirección de correo electrónico.
- Por tanto, para disfrutar de más de un archivo Twindocs es necesario contar con varias direcciones e-mail diferentes.
-  Si usted utiliza el DNI-e para identificarse en Twindocs, solo podrá asociarlo a una de las cuentas que posea. Las otras deberán utilizar el sistema de contraseña puesto que no se puede asociar un certificado DNIe a más de una cuenta.

¿Puedo darme de baja de Twindocs cuando quiera?

Si. Twindocs no está sujeto a ningún contrato de permanencia. El usuario podrá darse de baja cuando lo considere oportuno.

¿Tiene algún coste la cancelación de la cuenta Twindocs?

No. Twindocs no está sujeto a ninguna cláusula económica ligada a la permanencia.

¿Cómo me doy de baja?

Haga click aquí y rellene sus datos o envíe un correo a info@twindocs.com con el texto "BAJA" en el asunto del mensaje. La solicitud debe enviarla desde la cuenta de correo asociada a su cuenta Twindocs. Nos pondremos en contacto con usted para verificar la baja y proceder a eliminar su cuenta, sus datos y todos los documentos de su archivo.

¿Cómo se paga el servicio?

-  Según la forma de pago escogida y la entidad colaboradora. Por favor, siga las instrucciones de la página WEB.
-  Puede contratar Twindocs haciendo un pago anual con tarjeta de crédito.

Recepción de documentos, Suscripciones y Entidades Emisoras

¿Cuántos emisores colaboran ya con Twindocs?

-  Twindocs ha formalizado acuerdos con algunas de las entidades más importantes. Anunciaremos más adhesiones de nuevas entidades al sistema de manera continua.
- Una vez creada su cuenta Twindocs podrá acceder a la lista de emisores desde dentro de la aplicación en el panel "Suscripciones" y darse de alta en los envíos de cada uno de ellos.

¿Cómo me puedo informar de la disponibilidad de nuevos Emisores?

Twindocs informa a sus usuarios de las novedades del sistema a través de su página web, insertando avisos y noticias en la propia aplicación y, para aquellos usuarios que se lo deseen, enviando boletines de novedades a través del correo electrónico.

¿Qué hay que hacer para que me envíen documentos/facturas/cargos…? ¿Es automático o tengo que hacer algo?

En su archivo solo recibirá documentos de las entidades a las que lo haya solicitado. Nunca recibirá documentos no deseados.

Para solicitar la recepción de documentos de una entidad deberá realizar una SUSCRIPCIóN.
Una vez creada su cuenta Twindocs podrá acceder a la lista de emisores desde dentro de la aplicación en el panel "Suscripciones" y darse de alta en los envíos de cada uno de ellos.

¿Qué es una suscripción?

Sólo las entidades a las que les pida que le manden documentos podrán hacer envíos a su cuenta privada Twindocs. Nunca recibirá ningún documento no deseado.

Mediante el proceso de Suscripción se solicita y permite a cada entidad que le envíe documentos a su cuenta.

Podrá gestionar sus suscripciones desde la propia aplicación.

¿Dejaré de recibir documentos en papel por correo?

Cada entidad emisora le informará, en el proceso de suscripción, de las condiciones que se aplican. En algunos casos las entidades puedes ofrecer el envío simultáneo de documentos en papel y a través de Twindocs.

¿Cuánto tiempo estarán disponibles los documentos en Twindocs?

Los documentos estarán disponibles en Twindocs siempre que lo necesite. Sólo usted, como propietario de la cuenta Twindocs, podrá eliminarlos. Recuerde que tanto el archivo como los documentos son de su propiedad.

¿Qué documentos me van a enviar?

Cada entidad emisora le ofrecerá el envío de algunos tipos de documentos. Cada vez serán más las entidades y los documentos disponibles. Tendrá la información actualizada en nuestra web y le informaremos a través del correo electrónico de las novedades si nos lo permite.

¿Van a estar disponibles los documentos de otra manera (en el portal del emisor, por ejemplo)?

Sí. Si una entidad le ofrece la descarga de los documentos en su propio portal, no hay razón para eliminar ese servicio por enviar copia a Twindocs.

En el caso de facturas, puede ser que le envíen copia a Twindocs de una factura electrónica original que tiene disponible en el portal de la entidad.

¿Cuánto cuesta el servicio de suscripción? ¿Me cobrarán por cada documento que reciba?

Si tiene una cuenta Twindocs Standard no hay ningún coste añadido por recibir documentos. Su cuenta le permite suscribirse a tantos emisores como desee y recibir tantos documentos como le puedan enviar. No hay límite ni coste para las suscripciones y recepción de documentos.

Si es usted usuario de una cuenta Twindocs FREE o algún otro tipo de cuenta corporativa, deberá primero actualizar el tipo de cuenta en la opción Mi cuenta -> General para que pueda realizar suscripciones.

¿Puedo guardar documentos de otras entidades aunque no los manden a Twindocs?

Sí. Puede guardar en Twindocs cualquier documento que desee. Los documentos que otras entidades le envíen por correo electrónico o le permitan descargar desde sus portales, podrá guardarlos en Twindocs.

La aplicación Twindocs Ambassador está disponible en nuetra web para facilitar el archivo de documentos en Twindocs.

¿Habrá que pagar más cuando haya más entidades que envíen documentos a Twindocs?

NO. El precio es único por cada cuenta sea cual sea el número de entidades que le envían documentos.

¿Cómo me entero de que he recibido algún documento?

Cuando entre en su archivo Twindocs, en la opción Mi Cuenta -> Preferencias podrá indicar con qué periodicidad quiere que Twindocs le envíe un email de notificación sobre los documentos recibidos.

¿Dónde y cómo encuentro los documentos?

Cada vez que entre en su archivo, se mostrarán todos los documentos ordenados de forma que los últimos recibidos aparezcan en primer lugar. Además, una marca roja visible indica cuáles no han sido leídos o desmarcados todavía.

También se le informa en la parte superior de la pantalla del número de documentos nuevos pendientes de lectura.

Por último, en el árbol de carpetas verá una indicación que señala en qué carpetas tiene documentos pendientes de leer.

No olvide que puede marcar los documentos como leídos. Selecciónelos (marcando la casilla de cada uno o de todos al mismo tiempo) y haga click en la opción "Marcar como leído".

¿Cómo comunico que no quiero recibir más documentos de una entidad?

A través de Twindocs, puede cerrar la suscripción con la entidad en el menú "Suscripciones". Twindocs informará de la baja a la entidad.

¿Si me doy de baja de Twindocs se lo comunican a la entidad emisora o debo comunicarlo yo?

Twindocs comunica las bajas de cuentas y cancelaciones de suscripciones a las entidades para que dejen de enviar documentos al cliente.

Cuestiones legales sobre el funcionamiento de Twindocs

¿Los documentos que recibo en Twindocs tienen valor legal?

Los documentos recibidos en Twindocs y enviados por las entidades emisoras son inalterables mientras están en el archivo.

Twindocs anota el origen y fecha de recepción de cada archivo, quedando constancia en el sistema.

Los documentos que se suben o se reciben en Twindocs pueden incluir firmas digitales o cualquier otro elemento exigido para validación ante otras entidades/organizaciones.

Cada entidad emisora le podrá informar sobre la validez de los documentos que le envía a Twindocs.

Facturas: ¿Y si ya las tengo disponibles en una plataforma de factura electrónica?

En el caso de las facturas, puede recibir en Twindocs su copia de factura sin que haya ninguna incompatibilidad con el hecho de que la entidad publique en alguna plataforma de Factura Electrónica, o en su propia oficina virtual , la factura original firmada.

¿Están firmados los documentos?

Cada entidad emisora decide el formato y contenido de los documentos que emite a Twindocs. Twindocs permite indistintamente enviar y recibir documentos firmados o no firmados digitalmente.

¿Puedo comprobar las firmas de los documentos?

Para comprobar la firma digital de un documento deberá descargarlo a su ordenador y utilizar el programa correspondiente de comprobación de firma.

¿Cómo y para qué puedo usar en Twindocs el DNI ELECTRóNICO?

Se puede utilizar el DNIe para acceder al archivo Twindocs como una forma de identificación alternativa y de mayor seguridad que el sistema de contraseña.

Para ello, deberá asociar el certificado de su DNIe a su cuenta Twindocs en la opción Mi cuenta-> Autenticación.

IMPORTANTE: Un DNIe sólo puede estar asociado  a una cuenta Twindocs.

Si lo desea, puede limitar el acceso a su cuenta de forma que solo sea posible realizarlo utilizando su DNIe. Recuerde que en ese caso se bloquea el acceso con contraseña y no podrá acceder si no cuenta con el DNIe y el lector correpondiente junto con el software requerido para su funcionamiento.

¿Qué pasa con mis documentos si dejo de pagar mi cuenta Twindocs?

Tendrá el plazo legal de 2 meses para abonar un impago. En el caso de que transcurrido el tiempo legal no se haya abonado la deuda, se procederá a bloquear su cuenta Twindocs y tendrá el plazo de 6 meses para ponerse en contacto con nosotros antes de que eliminemos por completo sus datos y todos los documentos que tenga almacenados en su cuenta.

¿Qué pasa con mis documentos si me doy de baja?

Se procederá a bloquear su cuenta Twindocs y tendrá el plazo de 6 meses para ponerse en contacto con nosotros y poder solicitar que habilitemos un acceso al contenido de su archivo antes de que eliminemos por completo sus datos y todos los documentos que tenga almacenados en su cuenta.

Compatibilidad de las herramientas

¿En qué sistemas puedo instalar Twindocs Ambassador?

Twindocs Ambassador está disponible para sistemas Windows XP y posteriores.

¿Hay versión de Ambassador para Mac / Macintosh / Apple / OS-X?

En la página web anunciaremos la disponibilidad de la versión Mac de Ambassador.

¿Hay versiones para LINUX / UBUNTU / UNIX?

En la página web anunciaremos las futuras versiones para Linux / Ubuntu / Unix de Twindocs Ambassador.

Si tengo problemas para instalar o utilizar Twindocs Ambassador, ¿A dónde puedo acudir para pedir ayuda?

Nuestro Centro de Soporte a Usuarios está a su servicio. Envíe un mensaje al departamento de soporte a través del formulario que encontrará una vez acceda a su archivo. Por favor, describa con detalle cuál es el problema a resolver o la información que necesita para que le ayudemos con eficacia.

Si no tiene acceso a su archivo Twindocs, puede ponerse en contacto con nuestro Soporte a Usuarios llamando al 902 523232.

Acceso con móviles y otros dispositivos

¿Se puede acceder a Twindocs desde un móvil?

Sí. Una versión de Twindocs adaptada a los teléfonos móviles está disponible para todos los dispositivos capaces de navegar por la red.
La versión del navegador utilizado ha de ser capaz de ejecutar páginas web con JavaScript.

¿Hay aplicación Twindocs para iPhone?

Ya puede descargar la app Twindocs para iPhone. Descárguela aquí y disfrute de las ventajas de tener todos sus documentos disponibles en su móvil.

¿Hay aplicación Twindocs para Android?

Ya puede descargar la app Twindocs para Android. Descárguela aquí y disfrute de las ventajas de tener todos sus documentos disponibles en su móvil.

¿Hay aplicación Twindocs para BlackBerry?

Anunciaremos en nuestra página web cuando esté disponible la aplicación Twindocs para BlackBerry. Mientras, puede acceder con su BlackBerry a app.twindocs.com/m  y utilizar la versión adaptada a su teléfono móvil que ya está disponible para acceder a los documentos de su archivo.

Seguridad y Confidencialidad del archivo Twindocs

¿Están seguros mis documentos en Twindocs?

Twindocs garantiza la integridad y confidencialidad de sus documentos. Cuenta con medidas de seguridad avaladas y certificadas por las entidades más importantes.

Los documentos están seguros en Twindocs y serán accesibles únicamente con las claves o DNIe del usuario. La seguridad que Twindocs aplica a la hora de custodiar sus documentos equivalen a guardarlos en una caja fuerte. Recuerde que las claves y/o el DNIe son la llave de la caja fuerte. Deberá guardarlos de forma segura.

¿Qué medidas de seguridad toma Twindocs para proteger mis documentos?

Comunicación segura: Cuando usted utiliza el servicio Twindocs, toda la información que viaja por Internet lo hace de forma CIFRADA y no hay posibilidad de que sea detectada por terceros.

En su navegador Internet podrá comprobar que la conexión es segura y también podrá consultar el certificado de seguridad de Twindocs. Desconfíe de cualquier conexión que no cumpla estas garantías antes de enviar información.

Twindocs sólo permite el acceso seguro a través del protocolo HTTPS.

¿Cómo garantiza Twindocs la seguridad de mis documentos?

Los procesos y las medidas de seguridad que aplica Twindocs están certificados.

Procesos de seguridad CERTIFICADOS: Procesos implantados según norma UNE ISO 27001:2007 (Certificado AENOR) y controles de buenas prácticas según UNE ISO 27002:2009.

Otros Certificados de Seguridad: Twindocs cuenta con el sello CONFIANZA ONLINE.

Auditorías de Seguridad: El sistema Twindocs es periódicamente auditado por las más prestigiosas compañías especialistas en Seguridad Informática. Cualquier vulnerabilidad, por remota que sea,  del sistema sería detectada e inmediatamente corregida.

Resumen Tecnológico

-  Conexiones seguras, protocolo SSL / HTTPS. Certificado digital VERISIGN.
-  Habilitada la identificación de usuarios mediante certificados digitales (DNIe).
-  Posibilidad de exigir certificado como único medio de identificación porparte del usuario.
-  Documentos cifrados en el sistema de almacenamiento.
-  Certificaciones de la infraestructura e instalaciones: ISO/IEC 27001 o PCI Data Security Standard (para sistemas de pago) o SAS 70 Type II

Resumen de las instalaciones

Seguridad Física:
-  Acceso físico limitado al personal técnico responsable del servicio. Medidas biométricas de control de acceso.
-  Vigilancia con cámaras de seguridad en todas las estancias del Data Center.
-  24x7 protección y vigilancia in-situ.
-  Seguridad física auditada periódicamente por una firma independiente.
Seguridad de los Sistemas:
-  Instalación de Sistemas actualizados con las últimas versiones y correcciones de seguridad.
-  Configuración avanzada en la instalación de actualizaciones para asegurar seguridad de los sistemas (patching).
-  Firewall y VPN dedicados para asegurar bloqueo de accesos no autorizados al sistema.
-  Soluciones de BackUp avanzadas y gestionadas.
-  IDS. Sistemas avanzados dedicados de detección de intrusiones. Distributed Denial of Service (DDoS) mitigation services basado en sistemas privados.
-  Equipo professional de consultoria de seguridad y gestión de riesgos.

Infraestructura y Seguridad Operacional de los sistemas

-  Procedimientos y políticas basados en ISO17799. Revisados regularmente como parte de los procesos de auditoría SAS70 Type II.
-  Todo el personal formado en seguridad y privacidad de la información.
-  Acceso a información confidencial limitado al personal autorizado según los procesos definidos y según acuerdos de cumplimiento de leyes y directivas de protección de datos.
-  Registro de accesos auditable.
-  Sistemas de destrucción segura de información y documentos.
-  Procedimientos detallados documentalmente.
-  Sistemas de continuidad de servicio, recuperación de desastres y planes de contingencia auditados por terceros independientes.

Cómo Emitir Documentos

¿Cómo puede mi negocio u organización utilizar Twindocs para enviar documentos a clientes y colaboradores?

Si desea conocer cómo puede su organización formar parte de los Emisores Twindocs, póngase en contacto con nosotros llamando al 902 523232. Le informaremos de cómo puede acceder al programa de emisores y a la información necesaria para utilizar nuestras aplicaciones de emisión de documentos o integrar Twindocs  con sus propios sistemas.

¿Qué requisitos debe tener una entidad para poder ser Emisor?

Twindocs garantiza el origen de los documentos que reciben los usuarios. Por tanto, la entidad que desee convertirse en Emisor deberá articular un Acuerdo de Emisión Twindocs que le permitirán acceder al canal seguro de envío de documentos a Twindocs.
Si lo desea, puede solicitar más información haciendo click aquí o enviándonos un email a info@twindocs.com.

Solicitar información